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Conseil International des Archives

ISAAR (CPF) :

Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques
relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles

Version définitive approuvée par le CIA

Préparée par la Commission ad hoc sur les normes de description
Paris, France, 15-20 novembre 1995

Secrétariat de la Commission ad hoc du CIA sur les normes de description
Ottawa
1996

Préparé avec le concours financier de l'Unesco

Ce texte est la traduction officielle en français de la norme originale établie en anglais.

Version française établie

par Christine Nougaret

Copyright CIA
La reproduction de cette publication est autorisée à condition de citer la source.

ISBN 0-9696035-4-1

Données de catalogage avant publication (Canada)

Conseil international des archives. Commission ad hoc sur les normes de description

ISAAR (CPF) : norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles : version définitive approuvée par le CIA

En tête du titre : Conseil international des archives = International Council on Archives.

ISBN 0-9696035-4-1

1. Catalogage-Archives. 2. Vedettes-auteurs. I. Conseil international des archives. Commission ad hoc sur les normes de description. Secrétariat.

Z695.2.I5814 1996 025.3'41 C96-900531-8

Table des matières

AVANT-PROPOS

INTRODUCTION

0. GLOSSAIRE DES TERMES ASSOCIES A L'ISAAR (CPF)

1. ZONE DU CONTROLE D'AUTORITE

2. ZONE D'INFORMATION

3. ZONE DES NOTES

Notes

ANNEXE

AVANT-PROPOS

AP.1 Un document de travail a été élaboré par un sous-groupe de la Commission ad hoc sur les normes de description. Ce sous-groupe s'est constitué à la troisième séance plénière de la Commission, réunie à Stockholm (Suède), en janvier 1993.

AP.2 Le sous-groupe comprenait les membres suivants :

Wendy Duff

Jan Dahlin

Christine Nougaret

Hugo Stibbe -- Directeur de projet et secrétaire

Michael Cook

AP.3 Le sous-groupe s'est réuni à Liverpool (Royaume-Uni), en novembre 1993, pour traiter des points d'accès dans la description archivistique. Considérant combien il est important de contrôler la forme et le contenu des points d'accès, le groupe a proposé l'élaboration d'une norme pour ce contrôle dans les systèmes d'information archivistiques. La norme imaginée par le groupe était très proche des normes des bibliothèques pour le contrôle d'autorité des vedettes, mais elle s'en distinguait néanmoins. Dans son élaboration d'une norme internationale pour les notices d'autorité archivistiques, le sous-groupe s'est appuyé sur les recherches en la matière en cours au Canada et aux Etats-Unis aussi bien que sur le travail international sur les notices d'autorité effectué par la Fédération internationale des Associations de Bibliothécaires et des Bibliothèques (IFLA) dans les années soixante-dix et quatre-vingts, tel que les Guidelines for authority and reference entries (IFLA, 1984) ; le sous-groupe a établi un avant-projet qui a été examiné, modifié et enrichi lors de la séance plénière de la Commission ad hoc tenue à La Haye en octobre 1994. Cet avant-projet a été diffusé pour commentaires dans la communauté archivistique internationale. Les commentaires reçus suite à cette diffusion ont été pris en compte lors de la séance plénière de la Commission qui s'est déroulée à Paris en novembre 1995. Le présent document est le résultat de ce travail.

AP.4 La Commission ad hoc du CIA sur les normes de description remercie l'Unesco pour son appui financier à ce projet. Elle remercie également les Archives nationales du Canada pour l'aide fournie au secrétariat, ainsi que les institutions qui ont reçu la Commission pendant l'élaboration de ce document, l'Université de Liverpool (Royaume-Uni), l'Ecole néerlandaise d'archivistique (Pays-Bas) et les Archives nationales de France.

INTRODUCTION

Origine et objectif de ce document

I.1 Dans ses activités de normalisation, la communauté archivistique internationale a reconnu l'importance de représenter convenablement les éléments essentiels de la description. Parmi les plus importants de ces éléments figurent ceux relatifs au contexte de production des documents.

I.2 La première norme internationale de description archivistique, l'ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique, prévoyait l'intégration de cette information sur le contexte dans la description même de l'unité décrite (le fonds, la série ou le dossier). L'ISAD (G) admettait cependant la possibilité de gérer cette information contextuelle hors de la description et de la combiner avec d'autres éléments servant à la description.

I.3 Plusieurs motifs justifient la gestion de l'information contextuelle hors de la description. Cela permet de relier l'information contextuelle à des descriptions de documents d'archives d'un même producteur conservés dans différents services, ou bien à des descriptions de documents d'archives et d'ouvrages d'un même producteur faites séparément, ou encore aux documents conservés par le producteur lui-même. De tels liens peuvent être bénéfiques à la recherche historique et à la gestion des archives.

I.4 Des services d'archives différents conservant des documents d'un même producteur peuvent plus facilement échanger leur information contextuelle sur ce producteur si cette information est gérée hors de la description et sous une forme normalisée. Cette normalisation revêt un intérêt international quand l'échange d'information contextuelle se fait par-delà les frontières nationales. Le caractère international des archives présentes ou passées, produites, par exemple, par la colonisation, l'immigration ou le commerce, appelle une normalisation internationale pour permettre l'échange de l'information contextuelle.

I.5 Une norme internationale sur l'échange des descriptions de producteurs d'archives doit garantir la rédaction de descriptions des collectivités, des personnes et des familles producteurs d'archives qui soient compatibles entre elles, pertinentes et explicites. Cette exigence n'est pas contradictoire avec la nécessité de normaliser les points d'accès des descriptions archivistiques et bibliographiques. En effet, le nom du producteur d'une unité décrite peut être considéré comme le premier point d'accès à cette description.

I.6 Dans les systèmes d'information des bibliothèques, le contenu du point d'accès fait l'objet d'une description normalisée appelée notice d'autorité. La notice d'autorité comprend une entrée d'autorité (c'est-à-dire la formulation normalisée du nom ou terme employé comme point d'accès) et divers éléments qui décrivent le nom ou terme formant l'entrée d'autorité ou qui le relient à d'autres entrées d'autorité. Dans une notice d'autorité classique, ces divers éléments ne sont que des qualificatifs nécessaires à une identification claire du nom donné dans l'entrée d'autorité, de façon à distinguer nettement les notices d'autorité dans les fichiers d'autorité volumineux.

I.7 La description normalisée d'un producteur d'archives peut être considérée comme une catégorie de notice d'autorité, comprenant une entrée d'autorité (le nom) et divers éléments qui décrivent l'entité concernée ou qui la relient à d'autres entrées d'autorité.

I.8 Pour présenter parfaitement le producteur d'archives et permettre ainsi une meilleure interprétation des descriptions de ses archives, les descriptions normalisées du contexte de production doivent faire un plus large emploi d'autres éléments descriptifs que les notices d'autorité classiques. Pour marquer cette différence, il est préférable d'appeler les descriptions normalisées du contexte de production sous le nom de notices d'autorité archivistiques.

I.9 L'objectif premier de ce document est de donner des règles générales pour l'établissement de notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles identifiées comme producteurs d'archives dans les descriptions archivistiques. Les notices élaborées à partir de ces règles pourront servir à la fois à normaliser la forme du nom du producteur d'archives et à décrire complètement les attributs de ce producteur qui seront nécessaires pour appréhender le contexte de production de l'ensemble documentaire concerné.

I.10 Une notice d'autorité archivistique conforme à cette norme peut aussi servir à contrôler la forme du nom et l'identité de toute collectivité, personne ou famille citée dans tout point d'accès de la description.

I.11 La présente norme ne traite que d'une partie des conditions nécessaires à l'échange des notices d'autorité archivistiques. Des normes et conventions pour la normalisation des points d'accès devraient être élaborées au plan national ou pour chaque langue. En outre, l'échange de notices d'autorité archivistiques requiert, pour être fructueux, l'élaboration et l'emploi, par les services d'archives concernés, de formats d'échange adaptés. Il est à souhaiter que soit encouragée l'élaboration ou l'identification d'un format adapté à l'échange international de l'information dont traite la présente norme.

Comment utiliser ce document

I.12 La présente norme regroupe un ensemble d'éléments qui peuvent être employés :

a) pour contrôler la création et l'emploi des points d'accès dans les descriptions ;

b) ou pour décrire une collectivité, une personne ou une famille dans un système de description archivistique.

I.13 La présente norme détermine le type d'information à inclure dans une notice d'autorité archivistique. Le contenu de l'information donnée dans la notice sera fixé par les règles ou conventions que le service responsable utilise pour l'établissement de l'entrée d'autorité (voir 1.3), pour les entrées parallèles (voir 1.4), les formes exclues (voir 1.5) et les entrées d'autorité associées (voir 1.6).

I.14 Les exigences du système dans lequel travaille l'auteur d'une notice d'autorité décideront des collectivités, personnes ou familles qui justifient des notices d'autorité archivistiques. Ces mêmes exigences détermineront aussi les éléments à utiliser dans une notice d'autorité et s'il convient de les présenter sous une forme narrative ou bien sous une forme structurée.

I.15 Les règles se présentent dans l'ordre du plan préconisé pour toute notice d'autorité composée d'éléments régis par ces règles. A l'intérieur de ce plan, les éléments sont regroupés en trois zones :

1. La zone du contrôle d'autorité

Elle établit l'entrée d'autorité et la relie à d'autre entrées ;

2. La zone d'information

Elle donne toute information utile sur les collectivités, les personnes et les familles identifiées dans l'entrée d'autorité ;

3. La zone des notes

Elle renseigne sur la création et la mise à jour de la notice d'autorité.

Tout élément peut être répété, si nécessaire, exception faite de l'entrée d'autorité.

I.16 Les services qui ne souhaitent contrôler que la création et l'emploi des points d'accès utiliseront les éléments appropriés des zones 1 et 3.

I.17 Les services qui souhaitent seulement fournir des renseignements sur les collectivités, les personnes et les familles utiliseront l'élément 1.1 et les éléments appropriés des zones 2 et 3.

I.18 Les services qui souhaitent contrôler la création et l'emploi des points d'accès mais aussi décrire les collectivités, les personnes ou les familles citées comme points d'accès utiliseront les éléments appropriés des zones 1, 2 et 3.

I.19 Si l'information sur les collectivités, les personnes ou les familles est donnée sous une forme structurée, on ne répétera pas dans la zone 2 les informations déjà données dans la zone 1, sauf si celles-ci sont nécessaires à un éclaircissement.

I.20 L'entrée d'autorité et la zone 3 doivent obligatoirement être renseignées.

I.21 D'autres normes sont utiles pour compléter ce document, notamment : ISO 5963 Documentation - Méthode pour l'analyse des documents, la détermination de leur contenu et la sélection des termes d'indexation et ISO 2788 Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus monolingues.

I.22 Pour les références bibliographiques citées dans quelque élément que ce soit, on suivra la dernière version de la norme ISO 690 Documentation - Références bibliographiques - Contenu, forme et structure.

0. GLOSSAIRE DES TERMES ASSOCIES A L'ISAAR (CPF)

Collectivité

Toute organisation ou groupe de personnes identifié par un nom particulier et qui agit ou peut agir en tant qu'entité. (Corporate body.)

Contrôle d'autorité

Contrôle des formes normalisées des termes, y compris des noms propres (noms de personnes physiques ou morales, ou noms géographiques), utilisés comme points d'accès. (Authority control).

Description archivistique

Représentation précise d'une unité de description, et de ses composantes éventuelles, obtenue en sélectionnant, en analysant et en ordonnant toute information permettant d'identifier les documents d'archives et d'expliquer le contexte de leur production. (Archival Description).

Données d'autorité

Information contenue dans une notice d'autorité ou un fichier d'autorité. (Authority data).

Entrée d'autorité

Point d'accès normalisé établi par un service d'archives responsable. (Authority entry).

Fichier d'autorité

Ensemble organisé de notices d'autorité. (Authority file).

Fonds

Ensemble des documents quels que soient leur type et leur support, créés ou reçus et utilisés par une personne physique ou morale, dans l'exercice de ses activités. (Fonds).

Notice d'autorité

Notice combinant une entrée d'autorité et des éléments décrivant ce que représente cette entrée ou renvoyant vers d'autres entrées d'autorité. (Authority record).

Point d'accès

Nom, mot-clé, entrée d'index, etc., permettant de rechercher et de retrouver une description. (Access point).

Producteur d'archives

Voir Provenance.

Provenance

Personne physique ou morale qui a créé, reçu et utilisé des documents dans le cadre de ses activités. (Provenance).

1. ZONE DU CONTROLE D'AUTORITE

1.1. Code d'identification

Objectif :

Identifier le service responsable de la création de l'entrée d'autorité ainsi que la notice d'autorité elle-même.

Règle :

Inscrire le code du pays conformément à la dernière version de l'ISO 3166 Codes pour la représentation des noms de pays, suivi du code du service créateur de la notice d'autorité archivistique conformément à la norme nationale ou internationale de codification des services, suivi de l'identifiant de l'entrée d'autorité. ¹

Lorsque le service créateur de l'entrée d'autorité est une organisation internationale, donner le code qui l'identifie au lieu du code du pays.

Exemples de codes de pay

Code alpha-2 Code alpha-3

AU AUS (Australie)

SE SWE (Suède)

ES ESP (Espagne)

FR FRA (France)

GB GBR (Royaume-Uni)

US USA (Etats-Unis)

CA CAN (Canada)

MY MYS (Malaisie)

Exemples

GB/NRA/1

(Pour une entrée fournie par le National Register of Archives du Royaume-Uni)

CA/CaOONL/0004L2501E

(Pour une entrée fournie par la bibliothèque nationale du Canada)

FR BN 000352731

(Pour une entrée fournie par la Bibliothèque nationale de France)

1.2 Type de notice d'autorité archivistique

Objectif :

Indiquer si l'entrée d'autorité concerne une collectivité, une personne ou une famille.

Règle :

Inscrire le type de la notice d'autorité, par exemple " nom : collectivité" pour une collectivité, " nom : personne " pour une personne et " nom : famille " pour une famille.

Voir les exemples en annexe.

1.3 Entrée d'autorité

Objectif :

Créer un point d'accès normalisé pour un nom de collectivité, de personne ou de famille.

Règle :

Inscrire la forme normalisée du nom de la collectivité, personne ou famille conformément aux normes ou conventions nationales ou internationales appliquées par le service créateur de la notice d'autorité. Préciser en 3.2 les règles employées.

Collectivités

Par exemple, selon les AACR2R, APPM et RAD, pour une entrée collectivité, les subdivisions ci-dessous peuvent être présentes :

Subdivisions du nom :

Nom de la collectivité

Nom de la collectivité territoriale

Nom de la collectivité subordonnée

Qualificatifs :

Nom géographique

Date

Nombre

Type d'organisme, type de collectivité territoriale

Autres qualificatifs

Et, selon la norme AFNOR NF Z 44-060, pour une entrée collectivité, les subdivisions ci-dessous peuvent être présentes :

Subdivisions du nom :

Nom de la collectivité

Nom de la collectivité subordonnée

Nom de la collectivité territoriale

Nom de la collectivité religieuse

Qualificatifs :

Numéro d'ordre

Nom géographique

Type de collectivité

Dates

Autres qualificatifs

Note :

Pour l'établissement de notices d'autorité, on considère comme collectivité nombre d'organismes ou groupes tels que les Etats, les ministères, les entreprises et institutions, les manifestations (colloques, expositions, festivals), les navires, etc.

Exemples ²

Don & Low Holdings Ltd [UK NCA Draft Rules, 1996]

Greater London Council [UK NCA Draft Rules, 1996]

Society for the Protection of Ancient Buildings [UK NCA Draft Rules, 1996]

Délégation allemande près la commission d'armistice [AFNOR NF Z 44-060 (3*)]

British Columbia. Royal Commission on Forest Resources (1955-1957) [RAD, AACR2

International Air Transport Association [RAD, AACR2(1*)]

Bedford Institute of Oceanography [RAD, AACR2(2*)]

*Voir note 4

Régie nationale des usines Renault [AFNOR NF Z 44-060]

Centre hospitalier (Libourne, Gironde) [AFNOR NF Z 44-060]

Conseil national de la Résistance (1943-1944) [AFNOR NF Z 44-060]

Personnes

Par exemple, selon les AACR2R, APPM et RAD, à l'intérieur d'une entrée nom de personne on peut trouver les subdivisions suivantes :

Subdivisions du nom :

Prénom

Nom de famille

Surnom

Nom de dynastie

Autres noms

Qualificatifs :

Titre de noblesse, titre honorifique, adresse, etc.

Dates de naissance, de décès, etc.

Autres qualificatifs

Et, selon la norme AFNOR NF Z 44-061, à l'intérieur d'une entrée nom de personne on peut trouver les subdivisions suivantes :

Subdivisions du nom :

Nom de famille

Prénom

Pseudonyme

Nom de terre

Nom de religion

Initiales

Qualificatifs :

Dates de naissance, de décès, etc.

Fonction : grade militaire, titre de politesse, titre de fonction, titre universitaire, académique, honorifique, etc.

Exemples*

* Voir note 2

Galbraith, John Kenneth, 1908- [RAD, AACR2, APPM]

Beeton, Mrs. (Isabella Mary) [RAD, AACR2, APPM]

Johannes (Notary) [RAD]

Martin, Jean-Pierre (1947- ; avocat) [AFNOR NF Z 44-061]

Louis 9 (roi de France) [AFNOR NF Z 44-061]

Nobel, Alfred, 1833-1896 [URS, Suède]

Familles

Par exemple, selon les Draft Rules for the construction of personal, place and corporate names (1996) du National Council on Archives (Royaume-Uni), les subdivisions suivantes peuvent être présentes:

Nom de famille

Epithète (=" famille ")

Titre ou fonction

Nom de terre

Exemples

Herbert family, Barons Herbert of Cherbury [UK NCA Draft Rules, 1996]

Campbell family of Lochnell [UK NCA Draft Rules, 1996]

1.4 Entrée(s) parallèle(s)

Objectif :

Mentionner les formes dans toute autre langue ou écriture sous lesquelles l'entrée d'autorité apparaît comme point d'accès.³

Règle :

Donner l'entrée parallèle conformément aux conventions ou règles nationales ou internationales appliquées par le service créateur de la notice d'autorité, en incluant si nécessaire les subdivisions et qualificatifs requis par ces conventions ou règles. Préciser en 3.2 les règles employées.

Exemples⁴

Association du transport aérien international [RAD, AACR2 (1)]

Asociacion del Transporte Aéreo Internacional [RAD, AACR2 (1)]

Internationale Fluggeschaft Verband [RAD, AACR2 (1)]

Institut océanographique de Bedford [RAD, AACR2 (2)]

Deutsche Delegation bei der Waffenstillstand-Kommission [AFNOR NF Z 44-060 (3)]

1.5 Forme(s) exclue(s)

Objectif :

Etablir le lien entre les différents noms ou les variantes du nom de collectivité, de personne ou de famille non retenus comme entrée d'autorité et l'entrée d'autorité, en faisant, par exemple, un renvoi de type " voir ".

Règle :

Donner les différents noms ou les variantes du nom non retenus comme entrée d'autorité, conformément aux conventions ou règles nationales ou internationales appliquées par le service créateur de la notice d'autorité. Préciser en 3.2 les règles employées.

Exemples

1.6 Entrée(s) d'autorité associée(s)

Objectif :

Rattacher la notice d'autorité à d'autres, en employant, par exemple, un renvoi de type " voir aussi ".

Règle :

Donner l'entrée d'autorité de chaque notice d'autorité associée, conformément aux conventions ou règles nationales ou internationales appliquées par le service d'archives créateur de la notice d'autorité. Préciser en 3.2 les règles employées.

Exemples

2. ZONE D'INFORMATION

Objectif :

Décrire la collectivité, la personne ou la famille nommée dans l'entrée d'autorité.

Règle :

Donner l'information pertinente, selon le modèle ci-dessous, et conformément aux conventions ou règles nationales ou internationales appliquées par le service créateur de la notice d'autorité. (Préciser en 3.2 les règles employées). Ces conventions ou règles peuvent préciser les éléments descriptifs minimum requis et leur structure.

Ou bien, donner l'information sous forme rédigée.

Note :

- Indiquer dans la note de l'archiviste (voir 3.1) la (les) source(s) de l'information.

- Pour éviter de refaire ce qui existe, l'information pertinente contenue dans une description archivistique conforme à l'ISAD(G) ou bien dans un fichier distinct relatif au contexte peut servir à cette fin.

- Ne pas répéter les informations d'une zone dans une autre zone sauf si cela est nécessaire à un éclaircissement.

Le tableau ci-dessous indique quels éléments de la zone d'information utiliser pour une notice d'autorité collectivité, personne ou famille.

Note : Pour des exemples complets sur la zone 2, voir les annexes. Les règles ou conventions utilisées pour les entrées d'autorité, dans les exemples de la zone 2, sont signalées par des astérisques, comme indiqué ci-dessous :

* UK NCA Draft rules, 1996

** AFNOR NF Z 44-060 (pour les collectivités) ou AFNOR NF Z 44-061 (pour les personnes).

2.1 Collectivités

2.1.1 Numéro d'immatriculation

Tout numéro officiel servant à identifier la collectivité dans les pays où les autorités publiques attribuent ce type de numéro d'immatriculation (par exemple, un numéro d'enregistrement des entreprises). Indiquer par un qualificatif la nature du numéro utilisé.

Exemples

00121

(Numéro d'immatriculation des entreprises du Royaume-Uni pour l'entrée : British India Steam Navigation Co Ltd*)

160 046 041 00010

(Code SIRET donné par l'INSEE aux administrations et entreprises françaises)

2.1.2 Noms

Noms sous lesquels peut être connue la collectivité autres que celui utilisé dans l'entrée d'autorité :

a) autres formes du même nom

b) autres noms, par exemple, changements de nom à travers le temps avec leurs dates.⁵

Exemples

(a) Historical Manuscripts Commission

(Pour l'entrée britannique Royal Commission on Historical Manuscripts*)

Clothworker 's Company

(Pour l'entrée britannique Worshipful Company of Clothworkers*)

(b) Archives nationales (1790-1800)

Archives impériales (1800-1814)

Archives royales (1815-1848)

Archives impériales (1850-1870)

(Pour l'entrée française Archives nationales**)

2.1.3 Dates et lieux d'existence

Incluant, par exemple, les dates et lieux de fondation, de dissolution et la législation ou réglementation afférente. Lorqu'existent des systèmes parallèles de datation, on donnera les dates dans les différents systèmes, conformément aux règles ou conventions nationales. Préciser dans la note de l'archiviste (voir 3.1) le système de datation employé.

Exemples

Established 1798 at Lydbrook, Gloucestershire; incorporated 1884 ; ... became part of British Steel Corporation 1967.

(Avec en note de l'archiviste en 3.1: Source : L Richmond and B Stockford, Company Archives (1986)

Création du service d'archives de l'Assemblée nationale le 29 juillet 1789 ; dénomination d'Archives nationales le 12 septembre 1790. Centralisation des archives publiques aux Archives nationales décrétée le 7 messidor an II (calendrier révolutionnaire)/25 juin 1794.

(Pour l'entrée française Archives nationales**)

2.1.4 Siège

Lieu d'où agit la collectivité.

Exemples

First offices in Arcade Street, Ipswich, Suffolk

(Pour l'entrée britannique Ipswich Chamber of Commerce & Shipping (Incorporated)*. (Avec en note de l'archiviste en 3.1: Source : L Richmond and B Stockford, Company Archives (1986)

60, rue des Francs-Bourgeois, Paris 3e, France

(Pour l'entrée française Archives nationales**)

2.1.5 Statut juridique

Information sur le statut juridique de la collectivité, tel que privé, publique, semi-publique, etc. et, si nécessaire, la nationalité (exemple : British limited company).

2.1.6 Missions, attributions, domaine d'activité

Information sur les compétences de la collectivité -missions, attributions, domaine d'activité y compris territorial- et sur les documents qui les établissent. Enregistrer aussi les changements significatifs de compétence et leurs dates.

Exemple

Incorporated in order to establish a steam laundry business at Grantham, Lincolnshire, with authorised share capital of 8,000.

(Pour l'entrée britannique Fenland Laundries (Grantham) Ltd.* Avec en note de l'archiviste en 3.1 : Source : L. Richmond and B. Stockford, Company Archives (1986)

2.1.7 Organigramme

Information relative à la structure interne de la personne morale explicitant son fonctionnement.

Exemples

Managed by a Board of Directors in London under secretaryship of George Henderson & Sons Ltd, East India merchants, to 1946 and then of Matheson & Co Ltd, merchants, to 1978 when control was transferred to India...

(Pour l'entrée britannique Barnagore Jute Factory Co Ltd.* (Avec en note de l'archiviste en 3.1: Source : L Richmond and B Stockford, Company Archives (1986)

Les Archives nationales comprennent le site parisien et quatre sites délocalisés : le centre des archives contemporaines de Fontainebleau, le centre des archives d'Outre-mer à Aix-en-Provence, le Dépôt central des microfilms à Espeyran, le Centre des archives du monde du travail à Roubaix.

(Pour l'entrée française Archives nationales**)

2.1.8 Relations

La collectivité peut avoir une variété de relations avec d'autres collectivités, des familles ou des individus. Sont importants à relever les types de relations et les dates correspondantes.

Exemple

De 1789 à 1897 les Archives nationales avaient leur administration propre qui a relevé successivement de la Maison de l'Empereur et du ministère de l'Instruction publique. Depuis 1897, elles sont gérées par la direction des Archives de France rattachée au ministère de l'Instruction publique, puis au ministère de la Culture.

(Pour l'entrée française Archives nationales**)

2.1.9 Autre information significative

2.2 Personnes

2.2.1. néant

2.2.2 Noms

Noms sous lesquels peut être connue la personne physique autres que ceux cités dans l'entrée d'autorité :

a) autres formes du même nom

b) autres noms, par exemple, les changements de noms dans le temps avec leurs dates, tels que les pseudonymes, nom de jeune fille, etc.

c) les titres de noblesse ou titres honorifiques portés parl'individu.

Exemples

(a) Shakespear, Shakspere...

(Pour l'entrée britannique Shakespeare, William*)

(b) Mary Wollstonecraft Godwin...

(Pour l'entrée britannique Wollstonecraft, Mary*)

(c) first Duke of Wellington

(Pour l'entrée britannique Wellesley, Arthur (1769-1852)*)

2.2.3 Date(s) et lieu(x) d'existence

Comprend les dates et lieux de naissance, de décès ou d'existence. Indiquer la nature de chaque date par un qualificatif approprié. Par exemple, né à Londres en 1832. Mort à York en 1867. Dates d'existence : 1637-1669. Lorqu'existent des systèmes parallèles de datation, on donnera les dates dans les différents systèmes, conformément aux règles ou conventions nationales. Préciser dans la note de l'archiviste (3.1) le système de datation employé.

2.2.4 Lieux de résidence

Information sur les principaux lieux de résidence de la personne. Qualifier le nom de lieu par un mot ou une expression qui précise le contexte de son emploi, (par exemple : A vécu à Liverpool de 1934 à 1950).

2.2.5 Nationalité.

Information sur la nationalité ou la citoyenneté, le cas échéant.

2.2.6 Fonctions, domaine d'activité

Information sur les activités principales et la carrière de la personne, les domaines d'activités auxquels la personne a participé, ses entreprises ou actions significatives. Cet élément peut aussi être utilisé pour toutes les reconnaissances importantes, telles qu'honneurs publics et décorations. Donner pour chaque information ses lieux et dates.

Exemple

Joint Secretary to the Treasury 1830-1832 ; Secretary at War 1833-1834.

(Pour l'entrée britannique Ellice, Edward (1781-1863)*)

2.2.7 néant

2.2.8 Relations

Information sur les liens de la personne avec des collectivités, d'autres personnes ou des familles.

Exemple

Biographer of Samuel Johnson.

(Pour l'entrée britannique Boswell, James (1740-1795)*)

2.2.9 Autre information significative

2.3 Familles

2.3.1 néant

2.3.2 Noms

Noms sous lesquels peut être connue la famille autres que ceux cités dans l'entrée d'autorité :

a) autres formes du même nom

b) autres noms, par exemple, les changements de noms dans le temps avec leurs dates.

c) les titres de noblesse ou titres honorifiques portés par les membres successifs de la famille.

Exemples

(b) Fitzhardinge family, later Berkeley family, lords of Berkeley, Gloucestershire

(c) Egerton family, Earls of Ellesmere

2.3.3 Date(s) et lieu(x) d'existence

Indiquer la nature de chaque date par un qualificatif approprié. Lorqu'existent des systèmes parallèles de datation, on donnera les dates dans les différents systèmes, conformément aux règles ou conventions nationales. Préciser dans la note de l'archiviste (3.1) le système de datation employé.

2.3.4 Lieux

Information sur les principaux lieux de résidence de la famille, ses propriétés, etc. Qualifier le nom de lieu par un mot ou une expression qui précise le contexte de son emploi, (par exemple, A vécu à Liverpool de 1934 à 1950).

2.3.5 Nationalité

Information sur la nationalité ou citoyenneté de la famille, le cas échéant.

2.3.6 Fonctions, domaine d'activité

Information sur les activités principales de la famille, etc. ; les domaines d'activités auxquels la famille a participé, ses entreprises ou actions significatives. Donner, le cas échéant, pour chaque information ses lieux et dates.

2.3.7 Arbre généalogique

Un arbre généalogique peut être utilisé pour montrer les liens de parenté dans la famille.

2.3.8 Relations

Information sur les liens de la famille avec d'autres familles, personnes ou collectivités.

2.3.9 Autre information significative

3. ZONE DES NOTES

3.1 Note de l'archivist

Objectif :

Décrire comment la notice d'autorité a été établie.

Règle :

Mentionner les sources consultées pour établir la notice, ainsi que celles utiles à la mise à jour des données d'autorité.

3.2 Règles ou conventions

Objectif :

Identifier les règles et conventions nationales ou internationales utilisées pour établir les notices d'autorité.

Règle :

Citer les règles et conventions suivies.

Exemples

Agence française de normalisation AFNOR NF Z 44-061 juin 1986 Catalogage : forme et structure des vedettes noms de personne, des vedettes titres, des rubriques de classement et des titres forgés

Agence française de normalisation AFNOR NF Z 44-060 octobre 1983 Catalogue d'auteurs et d'anonymes : forme et structure des vedettes de collectivités-auteurs

Bureau Canadian of Archivists, Rules of Archival Description (RAD)

Hensen, Steven L. (comp.), Archives, Personal Papers and Manuscripts, Second Edition (APPM)

Anglo-American Cataloguing Rules, Second Edition (AACR2)

Katalogiserings-regler för svenska bibliotek (1990) (URS,Sweden)

3.3 Date

Objectif :

Indiquer quand a été créée la notice.

Règle :

Donner la date à laquelle la notice a été créée ou révisée.

Notes

1. Si un nombre international normalisé devait être créé pour les données d'autorité, il se substituerait au code d'identification. Pour le code pays, choisir le code alpha-2 ou le code alpha-3 de l'ISO 3166 suivant l'usage national.
2. La forme de l'entrée d'autorité dépendant des normes ou conventions utilisées, celles-ci sont mentionnées en abrégé, entre crochets carrés, à la suite des exemples. La partie entre crochets ne fait pas partie de l'entrée : elle devrait être enregistrée dans l'élément 3.2 Règles et conventions.
3. Dans certains cas, particulièrement dans les pays qui ont plus d'une langue officielle, le service responsable de la notice d'autorité peut établir pour l'entrée d'autorité une ou plusieurs formes de même statut. Cette situation est particulièrement fréquente pour les noms de personne morale dont les formes dans plusieurs langues ou écritures possèdent le statut de nom officiel. En pareil cas, le service responsable peut créer plus d'une notice d'autorité en utilisant comme entrée d'autorité la forme du nom dans les différentes langues et écritures.Dans les autres cas, un nom dans une autre langue ou écriture est traité comme une forme exclue.
4. Tous ces exemples sont des entrées parallèles des entrées d'autorité citées dans les exemples du paragraphe 1.3. Les nombres donnés entre parenthèses à la suite du sigle de la règle indiquent à quels exemples du paragraphe 1.3 l'entrée parallèle correspond.
5. Si un changement de nom traduit pour les conventions ou règles nationales un changement d'entité, on enregistrera ce nom en 2.1.8.

ANNEXE

Exemples complets

Collectivités

Exemple de notice d'autorité proposée par les Etats-Unis et présentée sur le modèle ISAAR (CPF) donné dans la colonne de droite.

Exemple de notice d'autorité proposée par la France et présentée sur le modèle ISAAR (CPF) donné dans la colonne de droite.

Personnes

Exemple de notice d'autorité proposée par la France et présentée sur le modèle ISAAR (CPF) donné dans la colonne de droite.

Familles

Exemple de texte existant sous forme narrative qui pourrait soit être intégré directement dans une notice d'autorité sur la famille Coke, soit être éclaté en différents éléments suggérés dans la colonne de droite.

L'exemple ci-dessous est tiré de Principal family and estate collections : family names A-K (HMSO, pour la Royal Commission on Historical Manuscripts, London, 1996).

Commission ad hoc sur les normes de description

(Pour les personnes membres de la Commission depuis sa création en 1990, les années de participation ne sont pas précisées).

Christopher J Kitching (Président) Royaume-Uni

Hugo LP Stibbe (Directeur de projet) Canada

Victoria Arias 1992- Espagne

Michael Cook Royaume-Uni

Jan Dahlin Suède

Wendy Duff Canada

Ana Franqueira Portugal

Chris Hurley 1992- Australie

Christine Nougaret 1992- France

Sharon G Thibodeau Etats-Unis

Habibah Zon Yahaya Malaisie

Charles Kecskeméti Secrétaire général du CIA

Wolf Buchmann Secrétaire pour les affaires techniques

Représentant du secrétariat du CIA

Axel Plathe Représentant de l'Unesco (PGI)

Secrétariat

a/s Archives nationales du Canada

Bureau des normes de description en archivistique

395, rue Wellington

Ottawa, Ontario K1A 0N3

Canada

Téléphone (613) 996-7592 Télécopieur (613) 995-2267

ISBN 0-9696035-4-1

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1998-04-07