Rapport du sous-comité sur les instruments de recherche
Orientations pour la préparation et la présentation des instruments de recherche

1. Préface

Le sous-comité a été établi lors de la première session du comité sur les normes de description (ICA/CDS) qui s’est tenue à Florence (Italie) en novembre 1998. Il a été appelé “sous-comité sur les instruments de recherche”. L’objectif assigné au sous-comité avait été envisagé précédemment par Charles Kecskéméti, alors secrétaire général du Conseil international des archives. Il considérait que c’était là le premier travail que devait effectuer la Commision ad hoc sur les normes de description qui a précédé le comité. Cependant, la commission avait considéré qu’un tel projet était prématuré et ne pouvait être réalisé sans d’abord étbalir des normes de contenu, ce qui a entraîné l’élaboration des normes ISAD(G) et ISAAR(CPF).

Au vu du mandat que lui a remis le comité lors de sa session de Florence, le sous-comité sur les instruments de recherche a conclu que ses travaux devaient donner lieu à un rapport présenté au comité. Un rapport préliminaire a été présenté au comité ICA/CDS lors de sa session plénière de La Haye en octobre 1998. Le comité a accepté ce rapport préliminaire et a invité le sous-comité à poursuivre son travail. Le sous-comité s’est réuni à Paris, en mars 1999, et a soumis un projet d’orientations au comité, en vue d’un examen lors de la session plénière de Stockholm, en septembre 1999.

Le présent document constitue l’aboutissement de ces différentes étapes. Il a été approuvé par le comité et remis pour publication en 2001.

2. Principes et objectif

2.1 Le présent document fournit des orientations pour la préparation et la présentation de descriptions d’archives, qui pourront donner lieu à différents types d’instruments de recherche, dont les éléments et les règles sont précisés par les normes ISAD(G) et ISAAR(CPF).

2.2 Conformément aux objectifs de la norme ISAD(G), I.1, les principes qui commandent l’élaboration des instruments de recherche sont les suivants.

a) Fournir un accès aux documents d’archives en communicant des informations à leur sujet aux utilisateurs.
b) Produire des instruments de recherche précis, cohérents et intelligibles par eux-mêmes.
c) Présenter le contexte et le contenu des documents d’archives décrits en appliquant les règles de la description à plusieurs niveaux (cf.ISAD(G)2.).

Les principes ci-dessus sont indépendants des moyens matériels ou technologiques disponibles et qui seront utilisés pour les mettre en œuvre. Ces outils peuvent être des normes d’encodage (par exemple l’EAD, les formats Marc, le HTML), des bases de données ou d’autres programmes informatiques, des logiciels etc.

2.3 L’application des orientations ci-après permettra l’élaboration d’instruments de recherche qui répondent aux objectifs suivants.

a) Faciliter la récupération et l’échange d’informations sur les documents d’archives.
b) Permettre le partage des données d’autorité.
c) Permettre l’intégration d’instruments de recherche élaborés par des services différents.

3. Application

3.1 Les orientations qui suivent sont destinées spécifiquement aux instruments de recherche élaborés conformément aux principes et aux règles des normes ISAD(G) et ISAAR(CPF). Beaucoup d’instruments de recherche “traditionnels” existent déjà qui sont, en tout ou partie, compatibles avec les normes ISAD(G) et ISAAR(CPF). Un tableau de ces types d’instruments de recherche figure en annexe.

3.2 Un système général d’information établi à partir des instruments de recherche d’archives peut intégrer des instruments de recherche non compatibles avec les normes, à des instruments de recherche produits conformément aux orientations ci-après.

Les institutions et les organismes chargés de l’élaboration des instruments de recherche sont invités à mettre en œuvre un système général d’information, dans lequel chaque instrument de recherche soit relié avec d’autres qui le complètent ou le précisent, dans le but de rendre les fonds de l’organisation ou de l’institution complètement accessibles dans tous leurs détails et dans tous leurs aspects. Si le principal composant d’un système d’information est la description de documents d’archives, d’autres composants peuvent être des fichiers d’autorité, des index, des listes, des thesaurus, etc…

Afin d’assurer la cohérence d’un tel système d’information, on recommande à l’institution de produire et de mettre à jour un projet de service et un code de procédure.

3.3 Les instruments de recherche peuvent être produits tout à la fois dans un environnement “manuel” ou dans un environnement “automatisé (informatique)”. Pour permettre aux utilisateurs de disposer d’un véritable système d’information, il est important de définir les objectifs des instruments de recherche :

a) en définissant chaque type d’instrument de recherche;
b) en précisant son objectif;
c) en caractérisant son contenu;
d) en établissant les règles de sa présentation matérielle.

4. Orientations préconisées

4.1 Préparation

4.1.1 Les informations fournies sur un instrument de recherche devraient comporter les éléments suivants:

a) le nom du responsable intellectuel (qui peut être une institution ou un individu) de cet instrument;
b) le type de l’instrument de recherche et son contenu;
c) l’indication des règles suivies pour son élaboration;
d) la date à laquelle les informations ont été rendues disponibles pour la première fois, et la date des révisions successives.

4.1.2 Les informations sur le contenu de l’instrument de recherche peuvent inclure tout ou partie des 26 éléments de description de la norme ISAD(G), et au moins les éléments considérés comme indispensables ; au-delà de ces éléments indispensables (cf. ISAD(G), I.12), la sélection des autres éléments dépend de la nature et/ou des objectifs de l’instrument de recherche envisagé.

4.1.3 Les points d’accès qui découlent d’une description doivent être établis en conformité avec ISAAR(CPF) pour permettre de retrouver les descriptions correspondant à une telle recherche (cf. ISAD(G), I.14). Les présentes directives considèrent que les index sont des listes de points d’accès qui résultent des unités de description figurant dans l’instrument de recherche.

4.2 Présentation

4.2.1 Les informations fournies sur la structure de l’instrument de recherche devraient comporter les éléments suivants:

a) la présentation de la hiérarchie des unités de description, c’est-à-dire, la présentation des niveaux de description: fonds, séries organiques, dossiers, pièces, et la place des unités de description dans cette hiérarchie;
b) des dispositifs de navigation pour rejoindre les niveaux adjacents (supérieur ou inférieur) de la hiérarchie. Il est souhaitable que l’on puisse atteindre directement chaque niveau. La technique de la description à plusieurs niveaux peut être précisée par l’utilisation d’”étiquettes” informatiques, de symboles graphiques, de liens hypertextes ou de tout autre procédé qui permette de mettre la structure en évidence;
c) la désignation explicite des éléments de description (1);
d) la possibilité d’une description en plusieurs langues pour les fonds d’institutions qui ont des fonds en plusieurs langues.

Appendice A

Présentation des types d’instruments de recherche compatibles avec les normes ISAD(G) et ISAAR(CPF)

L’analyse ci-après est fondée sur ce que le sous-comité considère être la typologie la plus répandue des instruments de recherche au niveau international. Il y a, bien sûr, beaucoup d’autres types d’instruments de recherche spécifiques à des institutions, à des cultures, à des langues, à une pratique nationale ou à un usage particulier, comme par exemple les catalogues d’exposition ou les instruments de recherche organisés autour d’une thématique. Le sous-comité a considéré que l’analyse de ces types particuliers excédait ses objectifs.

1. Les instruments de recherche existant traités dans cette section sont considérés, à la lumière des normes ISAD(G) et ISAAR (CPF), et selon les deux aspects fondamentaux suivants qui les caractérisent:

a) les niveaux de description inclus dans un instrument de recherche;
b) les éléments de description utilisés pour chaque niveau (fonds, séries, etc.) inclus dans l’instrument de recherche.

2. En considérant les différents niveaux de description inclus dans un instrument de recherche, ces instruments de recherche peuvent être divisés en trois catégories principales:

Catégorie A: Instruments de recherche qui comprennent une description seulement au niveau du fonds ou du sous-fonds. Dans la littérature archivistique internationale, il y a un large consensus sur les caractéristiques et les objectifs de ce type d’instruments de recherche. Le consensus s’exprime dans les termes utilisés pour le désigner, le plus courant étant “guide” (en Français et en Anglais) ; guida (Italien); guía (Espagnol); guia (Portugais) ; on trouve aussi État des fonds (Français) et catalog (Anglais).

L’objectif de ce type d’instruments de recherche est de donner une vue générale des fonds ou des collections. Les principales caractéristiques en sont :

a) la description seulement à des niveaux supérieurs (fonds, sous-fonds);
b) le caractère synthétique des informations sur les producteurs et les documents.

Ces instruments de recherche sont élaborés pour décrirer les fonds d’un ou plusieurs dépôts, ou pour décrirer des documents autour d’un thème particulier, ou d’un support spécifique (fonds cartographiques, photographiques). Outre la description des fonds, ces instruments de recherche peuvent comprendre des informations d’ordre général sur les services d’archives qui conservent les documents.

Catégorie B: Instruments de recherche qui décrivent les ensembles archivistiques à tous les niveaux, jusqu’au dossier inclusivement.

En règle générale, la description est structurée selon les séries organiques. On n’y trouve pas toujours une liste explicite des dossiers, boîtes, layettes…(2) dans tous les cas cependant, l’instrument fournit tous les éléments nécessaires pour une recherche au niveau du dossier dans les fonds et les séries décrits.

Ces instruments de recherche sont appelés répertoires en français, inventory en anglais; inventario en italien et en espagnol ; inventário en portugais.

Catégorie C: Instruments de recherche qui poussent la description jusqu’à la pièce. Cette catégorie peut être divisée en deux catégories. Dans la première, la description de la pièce est le dernier niveau d’une description qui est effectuée à partir du niveau du fonds; dans la seconde, les pièces décrites sont traitées comme des entités particulières et le contexte hiérarchique n’est pas précisé. Rentrent dans la première catégorie les instruments de recherche appelés inventaire (sommaire ou analytique) en français; inventario analitico en italien; dans la seconde catégorie, les instruments appelés calendar en anglais; catalogue (en anglais et en français); catálogo (en espagnol).

La figure 1 illustre les différents types d’instruments de recherche et la couverture des niveaux de description.

3. Le sous-comité a conclu qu’il ne pouvait émettre de recommandations que pour les instruments de recherche conformes aux principes énoncés par les normes du Conseil international des archives, ISAD(G) et ISAAR(CPF). Tous les autres types d’instruments de recherche sont exclus de ces analyses, parce que seuls les instruments de recherche compatibles avec les normes sont ceux pour lesquels le comité peut émettre des recommandations. On reconnaît cependant que parallèlement, il existe et il continuera d’exister d’autres types d’instruments de recherche, dont les objectifs sont légitimes et qui rendent des services, et qu’il n’y a pas lieu de prohiber.

Aussi, la présente étude exclut les instruments de recherche de la catégorie C2 de la figure ci après.

FIGURE 1

RELATIONS ENTRE LES NIVEAUX DE DESCRIPTION ET LES CATÉGORIES D'INSTRUMENTS DE RECHERCHE

A I.r. offrant une description aux seuls niveaux du fonds/du sous-fonds.

B I.r. offrant une description à tous les niveaux jusqu'au niveau du dossier.

C1 I.r. offrant une description à tous les niveau jusqu'au niveau de la pièce.

C2 I.r. offrant une description de la pièce sans description aux niveaux supérieurs.

Notes

1. Note du traducteur: le texte anglais porte précisément: "l'utlisation d'étiquettes pour nommer les éléments de description", rédaction particulièrement adaptée à certains outils informatiques.

2. Note du traducteur: cette indication est destinée à prendre en compte certains instruments de recherche utilisés dans les pays anglo-saxons; elle ne s'applique pas à la pratique française.

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