1. MANDAT

Le Comité a pour mission de promouvoir et de faciliter l’échange international d’informations sur les ressources archivistiques. Pour cela, il doit élaborer des recommandations spécifiques pour la normalisation de la description archivistique, qui soient acceptables par les administrations nationales et par la communauté professionnelle des archivistes.

2. ORGANISATION

2.1 Membres
2.1.1 Le Comité sera constitué d’experts de la description archivistique et des normes de description. Les membres seront choisis au sein de la communauté professionnelle internationale, en fonction de la reconnaissance de leur expertise en la matière.

2.1.2 Le Comité comprend deux catégories de membres.

a. Membres de plein exercice : Leur nombre doit être entre dix et quinze. Ils sont nommés pour quatre ans, renouvelables une seule fois sur avis du Président et du chef de projet. Afin d’assurer le travail du Comité, toutes les communications seront effectuées par courrier électronique.

b. Membres correspondants : ils seront considérés de la même manière que les membres de plein exercice, mais ne seront pas tenus d’assister aux réunions plénières, sauf si une invitation expresse leur est adressée. Les membres correspondants sont invités à contribuer aux travaux du Comité en adressant leurs observations sur les documents préparatoires, et en informant leur communauté professionnelle des activités du Comité.

2.1.3 Le Président et le chef de projet seront nommés par le secrétaire général du Conseil international des Archives. Le chef de projet assure les fonctions de secrétaire du Comité.

2.1.4 Les autres membres seront nommés par le secrétaire général du Conseil international des Archives, après consultation du Président et du chef de projet.

2.1.5 Le secrétaire général du Conseil international des Archives est membre de droit du Comité.

2.2 Rapports
Le Comité adresse un rapport au secrétariat du Conseil international des Archives.

3. RESPONSABILITÉ

3.1 Réunions
Le Comité se réunira sur convocation du Président, ordinairement une fois par an, et davantage si l’ordre du jour l’exige et si les moyens mis à la disposition du Comité l’autorisent. Le pays qui reçoit le Comité doit normalement prendre à sa charge les frais de séjour. En revanche, les frais de transport et les autres frais de déplacement de chaque membre sont normalement à la charge de son pays d’origine. Tous les membres de plein exercice sont tenus d’assister aux réunions du Comité ; leur absence sans motif est considérée comme une démission.

3.2 Le Comité préparera un plan stratégique à quatre ans au début de son mandat. Ce plan comprendra la liste des travaux (pas plus de quatre) liés à son mandat et qui seront achevés avant le terme de celui-ci.

3.3 Le Comité veillera à ce que les normes qu’il élabore puissent être utilisées dans un environnement non-informatisé tout autant que dans un environnement informatisé.

3.4 Le Comité veillera à ce que les normes qu’il élabore puissent être utilisées dans toutes les zones culturelles, indépendamment du langage et de l’écriture.

3.5 Le Comité consultera largement la communauté archivistique internationale et les organisations professionnelles pour élaborer les normes de description.

3.6 Toute publication résultant des travaux du Comité sera publiée sous le timbre du Conseil international des Archives.

3.7 Les langues de travail du Comité sont l’anglais et le français.

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